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最近では、一人で複数の仕事やプロジェクトを並列してこなすといったことが増えてきました。場合によっては、納期や求められている水準も異なってくるため、上手く管理しなければ、簡単に破綻してしまうでしょう。今回は、管理の強い味方である、「プロジェクト管理ツール」についてまとめてみました。お勧めとして12個挙げておきましたので、ぜひ自分に合ったツールを探してみてください。

目次

1.プロジェクト管理ツールについて

少し前までは、手帳やExcelを使って仕事内容を管理していましたが、案件が多すぎて管理が難しくなっている人も多いのではないでしょうか。こうした状況に陥る前に、仕事の管理を目的に作られたアプリケーションである「プロジェクト管理ツール」の導入を検討してみてください。

1.プロジェクト管理ツールとは

仕事を管理するためのアプリケーションである、「プロジェクト管理ツール」は、タスク管理や工程管理など様々な機能を持ち合わせています。また、メッセージ管理やスケジュールの共有なども簡単に行えるため、チームで仕事をする上でも大きな味方となるでしょう。「プロジェクト管理ツール」を適切に用いることによって、仕事を円滑に進め、より効率的な働き方を実現できるのです。

2.プロジェクト管理ツールを導入するメリット

複数のプロジェクトを担当していたり、5~10人と比較的大きなチームで作業していたりすると、「自分が何をしているのか」「仕事がどこまで進んでいるのか」が見えにくくなり、時間的なマネジメントやホウレンソウを含めたプロジェクトの進行に大きな問題を引き起こすことがあります。特に、「抜け」「漏れ」による手戻り作業は、スケジュールなどをしっかり管理していれば発生することのない仕事です。Excelや手帳による仕事管理が昔から行われていましたが、残念ながら、3つの点でトラブルを起こしやすいのです。

① 急な仕様変更に耐えられない
② 優先度が一目でわからない
③ チームメンバーの作業状況などの情報共有が難しい


プロジェクト管理ツールでは、この3つの点は全てカバーすることが出来ます。情報の書き換えはもちろんこと、プロジェクトの進行具合についてガントチャートなどを利用したグラフ化で表すことや、情報の共有がスムーズに行えるため、今プロジェクトがどこまで進んでいるのか、スケジュール通り来ているのか、躓いている部分は何なのかといったことが、一目でわかります。しかも、それらについて、簡単に他人と共有することができます。結果として、ミスが少なくなり、作業効率は大きく改善されるでしょう。

2.プロジェクト管理ツールの正しい選び方

プロジェクト管理ツールは、現在無料有料を問わず、星の数ほど存在し、どれを選んだらいいのかわからなくなってしまうのではないでしょうか。まずは、全般的に、導入の際気を付けるべき点を5つに分けてみていきましょう。

1.クラウド型かインストール型なのか

最近のアプリケーションは、クラウド型とインストール型の2つに分けられます。管理データをクラウドで保存するのか、あるいは自分のパソコンなどを使って保存するのかの違いです。

クラウド型の利点は、情報のやり取りがしやすいこと、自分が使っていないツールでも、互換性を持っているツールが多いので、いちいち仕事のたびにアプリケーションを変える必要がないという点です。ただし、インターネットにつなげる環境がない状況だと、全く利用できなくなってしまうこともありえます。

一方、インストール型の場合、アプリケーションに必要な要素は、全てこちら側で管理することになるため、セキュリティの面やインターネットの有無といった外的な要因で、アプリケーションの動きが左右されなくなります。社内のセキュリティ規約などにも、対応しやすいです。ただし、他人との情報のやり取りが難しくなります。自社のみのプロジェクトなら問題は起きにくいですが、他社やフリーランスなどが協働する際には弊害となりえる場合もあります。

2.機能(タスク管理、ガントチャート、カレンダー、ツール、チャットなど)

続いて確認すべきは、その管理ツールでいったい何が出来るかということです。また同時に、これから進めていくプロジェクトの肝はいったい何なのか考える必要があるでしょう。

管理ツールは、「タスク管理」「カレンダー」「チャット」といった基本的な機能は、備わっていることが多いですが、特徴や長所がそれぞれ異なります。例えば、多人数のスケジュール管理を考えているという場合、カレンダーが見やすいほうが良い、書き込める場所が大きいほうが良い、連絡が取りやすいほうが良いなどの点が重要になります。

3.導入費用

管理ツールの多くは、制限された機能を使える無料版と、ツールの全ての機能を利用できる有料版に分かれていることが多いです。また、同時接続人数などによって、プランが異なっていることもあります。

例えば、チャット管理のようなツールの場合、無料では5人まで、有料プラン①では20人まで、有料プラン②では100人まで、同時に一つのグループで管理できるといった具合です。そのため、自分が管理するプロジェクトの大きさを確認する必要が出てきます。場合によっては、無料プランをうまく組み合わせることで対応できるといったこともあり得ます。

4.対応言語

インターネットでは、地政学的な言語の壁はなくなりつつあります。そのため、海外で作成されたアプリケーションでも翻訳機能を使って、他の言語でも利用できるといったことがありえるのです。

とはいえ、細かいニュアンスや言葉の使い方を考えた時は、慣れるまでは日本語に対応しているアプリケーションや、日本人が作ったアプリケーションを利用していくことをお勧めします。非常に評判のいい英語のアプリケーションがあったとしても、英語で使わなければならないことが心理的な壁となって、ツールを開くことが億劫になってしまうことがよくあります。毎日使うツールなので、できる限りストレスのかからない環境を整えたほうが良いでしょう。

5.インターフェース

インターフェースは、そのままその人のユーザビリティに繋がる問題です。そのため、これといったお勧めというのは難しいといえます。ただし、傾向はあるので、それを確認しましょう。

まず、ITエンジニアの方とのやり取りが多くなるプロジェクトでは、タスク管理とスケジュール管理の自由度や記入欄が多いものをお勧めします。
リモートワークが多い環境では、メッセージ機能やチャット機能が見やすく、スケジュールの記入もリアルタイムで反映されるといったツールがよいです。
他社の人が参加しているようなプロジェクトの場合、今まで話し合ったことや決まったことが手戻りしてはまずいので、決まったことをいつでも確認できるような仕組みのあるツールがお勧めです。

機能とインターフェースは切っても切り離せない問題ともいえます。自分が進めていくプロジェクトの特徴に合わせて、使いやすい見やすいインターフェースを見つけてください。

3.プロジェクト管理ツールおすすめ12選

それでは、具体的にプロジェクト管理ツールを確認しながら、それぞれの特徴を見ていきましょう。

1.Trello

 

Trello:https://trello.com/

Trelloは、タスクのカードを自由に動かしながら視覚的にプロジェクトを管理できるアプリケーションです。付箋のように貼ったりはがしたりできるため、感覚的に使いやすいと思う人も多いのではないでしょうか。クラウド型で、ToDoリストによるタスク管理や、画像や動画、資料といった情報の共有もスムーズです。複数人の作業をリアルタイムで確認出来るため、リモートワークなどでも力を発揮するでしょう。完全に無料であり、全ての機能が利用できます。

2.Redmine

 

Redmine:http://www.redmine.org/projects/redmine

Redmineは世界的に非常に認知度の高いプロジェクト管理ツールとして知られており、自由度も高いクラウド型の管理ツールです。ブラウザで登録することで、ガントチャートやロードマップが簡単に作れるうえに、管理者権限を利用したWikiの作成なども行えるため、新しく製品を作る場合などで力を発揮するでしょう。

また無料で全ての機能を利用することが出来ます。エンジニア向けの管理ツールであり、視覚情報だけでは管理が難しいため、デモサイトなどで使い勝手を試す必要があるかもしれません。また、対応言語も英語に偏っているため、慣れるまでは時間がかかるでしょう。

3.Time Krei

 

Time Krei:https://timekrei.tenda.co.jp/

Time Kreiはプロジェクト管理ツールとグループウェアの一元化を実現したクラウド型の国産ツールです。

プロジェクトの予定と実績の管理がスケジューラーと連動していることで、タスク管理に留まらず、プロジェクト全体の可視化や、原価管理、さらには従業員が抱えている課題の見える化も実現します。
対象プロジェクト以外での従業員の予定もリアルタイムに把握できるので、万が一トラブルが発生した際にも、コストを意識した迅速なリカバリーにつなげることができるでしょう。

「会社の業務コストがすぐに算出できない。」「部下の稼働状況績を把握・分析できていない」「ワークフローとプロジェクト管理ツールとを二重運用している」などの課題に対して、効果を発揮するソリューションでしょう。

4.Backlog

 

Backlog:https://backlog.com/ja/

Backlogはクラウド型のアプリケーションで、タスク管理機能に特化したプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやマイルストーンが簡単に作れるため、Web作成などでは力を発揮するのではないでしょうか。登録してから1か月間は無料で使えますが、そのあと、ストレージの大きさやプロジェクト数によって、月額有料制となっています。まずは、1ヶ月、その使用感を試してみてください。

5.Wrike

 

Wrike:https://www.wrike.com/ja/

Wrikeはクラウド型のタスク管理に強いプロジェクト管理ツールです。特にスケジュール管理について、ダッシュボードで一画面にまとめられるため、感覚的にプロジェクトの進捗状況をつかむことが出来ます。日本語だけでなく、多言語にも対応しており、GoogleやAmazonの社内でも利用されていることで有名になりました。5人までの少人数のチームの管理は無料で行えますが、それ以上の人数になると月額課金制の有料版となる点は注意が必要です。

6.InnoPM

 

InnoPM:https://www.innopm.com/

InnoPMは、工数管理やタスク管理が非常に見やすいことで有名な管理ツールです。クラウド型で柔軟にマスタを変更出来るため、自分のプロジェクトに合わせて、多くの部分をカスタマイズできます。登録するユーザー数に合わせて、料金が従量的にかかる仕組みになっているため、ボリュームをしっかりと考える必要がある点に注意が必要です。

7.Jooto

 

Jooto:https://www.jooto.com/

Jootoはタスク管理機能に特徴のあるクラウド型の管理ツールです。看板方式で見やすいという点や、ドラッグ&ドロップ方式による直感的な操作が可能なため、視覚的にすぐに使いこなすことが出来るでしょう。すべてのOSやブラウザに対応しているため、スマートフォンやタブレットでも自由に使うことができます。

8.Stock

 

Stock:https://www.stock-app.info/

Stockは、複数人との情報の共有を目的として作られた管理ツールです。プロジェクトの失敗の多くは、情報の共有が上手くいかないことにあります。話した内容や決めたことを、簡単に確認できるような形で保存しておくことで、スムーズな情報共有が可能になるでしょう。

9.Brabio!

 

Brabio!:https://brabio.jp/

Brabio!はクラウド型の国産管理ツールです。ガントチャートを作るならまさに最良とも言うべき管理ツールで、データをすべてExcelファイル形式で出力できるという点も、注目されています。最大で5人までなら無料で使えるという点も見逃せません。

10.Producteev

 

Producteev:https://www.jivesoftware.com/products/jive-n/

Producteevは、クラウド型のタスク管理機能に重点を置いたプロジェクト管理ツールです。Googleカレンダーと簡単に同期できるため、情報共有もしやすく、また、タスクの単独アサインも簡単に出来るため、誰が何をしているのかを管理するのに向いています。ただ、HPが基本的に英語であるという点は注意が必要です。

11.Jira

 

Jira Software:https://www.ricksoft.jp/atlassian/jira/

Jiraはソフトウェア開発のために作られた管理ツールで、レポート機能に特に特徴があります。そのため、アジャイルで進めていく開発チームには、非常に好評です。Yahoo!や三井生命などにも導入実績があり、幅広い業界で支持を受けている管理ツールです。

12.Asana

 

Asana:https://asana.com/ja

Asanaはタスク整理に特化したプロジェクト管理ツールです。大きな特徴として、Asanaは、Slack/Dropbox/Googlecalendarなどのさまざまなアプリケーションとの連携が可能です。現在使用しているアプリケーションとの連携がスムーズに行えるため、比較的容易に導入することができます。

4.まとめ

プロジェクト管理ツール10個を見てきました。プロジェクトの失敗の原因は、なんといってもスケジュールの管理と情報共有の2点の失敗によるものが大きいものです。ぜひ、今回ご紹介した管理ツールをうまく活用して、効率的にプロジェクトを成功に導いていきましょう。