時間がない人が持ちやすい3つの思い込み ~タスクシフトで時間感覚を正そう!~

1.時間にまつわる3つの思い込み
1.物理的な時間がない
時間について一番ありがちなのが、「私は物理的に時間がない」という思い込みです。そのせいで「いつも時間が足りない」「本当にやりたいことをやれない」などと感じてしまい、心に余裕が持てないという人は多いのではないでしょうか。では実際には、どうなのでしょうか。
時間がないというのは思い込み
結論を言うと、統計的なデータを見ると、皆様は十分な時間を持っています。 例えば、OECDが発表した「労働時間の推移」に関するデータを見ると、1970年代の日本人は、平均で年に2200時間ほど働いていました。
ところが、2016年時点ではこの数字が1713時間まで下がり、アメリカ(1783時間)やロシア(1974時間)、ギリシャ(2035時間)などの労働時間よりも少なくなっています。 労働時間が減少している原因としては、法律の改正や働き方の変化などいろいろな要素が考えられます。
未だに月100時間以上の残業が常態化している会社もありますが、社会全体でみれば、世間的に言われるほど目立って現代人の時間がなくなったわけではなさそうです。 それでは、仕事の時間が減った分だけ、現代人は余った時間を楽しんでいるのでしょうか。
総務省が出した「社会生活基本調査」によれば、1976年の頃は週当たり104~111時間の余暇を持っていましたが、2006年には約105時間まで低下しており、今もジリジリと減り続けています。
日本と同様の現象を持つアメリカ
この現象は、日本だけでなくアメリカでも似たような現象が起きています。著名な社会学者であるジョン・ロビンソン博士は、「アメリカ人はどのように時間を使っているのか」について、数十年に渡り記録し続けた結果、興味深い傾向を発見しました。
今のアメリカ人の多くは、自分のことを「忙しすぎて時間がない」と考えているのに実際に働いている時間は想像よりも少なかったのです。 具体的には、多くのアメリカ人は「自分は週に60~64時間は働いているはずだ」と答えたのに対し、実際に計測すると、平均44.2時間でした。個人の感覚と、実際の労働時間に、約20時間もの誤差がありました。
博士の分析によれば、「自分は他人よりも働いている」と答えた人ほど、さらに誤差が大きくなる傾向があったそうです。 これはアメリカのデータですが、ロビンソン博士は他の国でも同じような調査を行った結果、このように述べています。
「アメリカだけではなく、世界中の人が実際に仕事に使っている時間の合計は、過去40年間でまったく増えていないどころか少なくなっている。これは行動記録を使った研究で明らかになった事実だ。
しかし、「あなたたちは、実は毎週30~40時間の自由な時間を余らせているんですよ」と言っても、決して信じてくれないだろう」、現代人の時間不足はあくまでも思い込みであるという主張です。
思い込みを改める第一歩
言われてみると「時間がない」と思っていたはずなのに、緊急で入ってきた用事は何故かこなせてしまったという経験は誰にでもありませんか?まずは「自分は思ったよりも忙しくない」という事実を認めるべきです。
このような人間の性質を利用した時間術のテクニックとしては、「細かい締め切りを設定する」というものがあります。 「この作業は15分でやる」「3時までに企画書を書く」などのように、あらかじめ小さなブロックで時間を区切っていく手法です。
こうすると私たちの中には焦りが生まれ、一時的に高い成果を上げられます。締め切りによって架空の緊急事態を作り出したおかげで、本当は余った時間を有効に使うことができたわけです。
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2.やるべきことが多すぎる
時間にまつわる2つ目の勘違いは、「やるべきことが多すぎる」というものです。プレゼン用の資料作成、上司との面談、メールの返信、頼まれた風呂掃除・・・。ToDoリストにずらっと並んだタスクを見て、「やるべきことが多すぎて何もやる気が起きない」といった気分になるのは、よくある話です。
やるべきことが多いと思っていれば安心する
しかし、これも大きな勘違いです。 現代人の大半は、本当はやりたいことをやれるだけの時間を持っています。そもそも、現代人が昔よりも自由な時間を余らせているのは、先に伝えたとおりです。 沢山の人が「やるべきことが多すぎる」と感じている理由は簡単です。
「やることが多い」と思った方が手軽に安心感を得られるからです。 一つの例としては、ハーバードビジネススクールが、あるコールセンターの研修生を2つのグループに分けて実験を行っています。
- グループ1:時間いっぱい沢山の研修を受ける。
- グループ2:途中まで研修を受けたら、最後の15分は頭の中で研修を振り返る。
その後で参加者に感想を尋ねたところ、おもしろい違いが現れました。 研修のすぐ後には、時間ギリギリまで作業をしたグループの方が「モチベーションが高まった」「仕事が進みそう」などと答える割合が多かったのに、1カ月後に再び調査したところ、実際の仕事の効率は、「15分の振り返り」をしたグループの方が約23%も良かったのです。
人間は退屈を嫌う
もともと人間は、「退屈」を死ぬほど嫌う生き物です。 アメリカで行われたある実験では、何もない部屋に入れられた被験者に15分だけただ座っているように指示を出しました。
すると、ほとんどの被験者は少しの退屈にすら耐え切れなくなり、研修者が用意した電気ショックマシンを使って、自らの体に電流を流し始めたそうです。 このように、私たちは「やるべきこと」があればあるほど退屈をまぎらわすことができ、大きな安心感を抱きます。
つまり、「やるべきことが多すぎる」という問題は、実はあなた自身が招いた災害かもしれないのです。
やるべきことが多いと生産性が下がる
どんな人でも作業量が多いと生産性が下がることが分かっています。 たとえば、科学者を対象にした研究では、労働量と生産性の関係性を調べたところ、次のような事実が分かりました。
- 週25時間分の作業をこなす人は、週5時間分の作業をこなす人の生産性とほぼ変わらない
- 週35時間分の作業をこなす人は、週20時間分の作業をこなす人の生産性の半分しかない
どれだけ作業をこなしても生産性は上がらず、ある一定量を越えると、逆に成果が下がってしまいます。この傾向は、世界的な統計調査でハッキリしています。OECD加盟国を比べたデータによれば、2015年の時点で一人当たりの労働時間や作業量がもっとも少ないのはドイツでした。
具体的には、1年の労働時間は合計で130時間しかなく、この数字は日本の約8割ほどです。 ところが、生産性の高さでくらべると、両国の立場は一気に入れ替わります。なんと一人当たりの労働生産性で見た場合は、ドイツのほうが日本より50%優秀なのです。
「やるべきことが多すぎる」というのは正しい選択ができていない証拠です。 何か大きな成果を出すためには、目的に向かって行動を絞り込む必要があります。
「やるべきことが多い=生産性が低い」という事実は、心理学の世界では1950年代からハッキリとしていた事実ですが、なぜか日本の企業はいまだに改善せず、作業量を減らして成果をあげるのではなく、「もっと残業して成果をあげろ」などと従業員にプレッシャーをかける会社も珍しくないです。
皆様には正しい選択を実施し、大きな成果を出せるようになって欲しいです。
3.忙しい人は仕事ができる
3つ目の勘違いは、「忙しい人は仕事ができる」です。確かに忙しそうな人ほど、沢山の仕事をこなしている印象はあります。実際多くの企業でも、いつも社内中を忙しそうに走り回っている人ほど、能力が高く評価される傾向があるようです。
しかし、かつてピーター・ドラッガーが「いかなる成果もあげられない人の方がよく働いている」と言ったように、忙しさと有能さは比例しません。実は労働時間の多い人ほど生産性が低いのは、先ほどもご説明したとおりです。 忙しい人ほど仕事ができないのには、3つの理由があります。
- 細かい作業が多くて集中力が続かない
- 長時間労働で脳の働きが下がる
- 働きすぎで体調が悪くなる
①細かい作業が多くて集中力が続かない
忙しい人ほど1日に様々な作業を詰め込んでしまう問題です。取引先とのトラブルを処理し、上司や部下と打合せをし、何度も会議に参加し、お客さんへの対応まで実施する・・・。
はたから見るととても働き者に見えますが、こういった仕事の仕方が、作業の効率を大きく下げます。 1日にジャンルが違う作業をいくつも行うとそれぞれのタスクを達成する確率は25%も下がったそうです。
また、マイクロソフトが行った調査でも、ひとつの作業を行うあいだに同僚と会話したり、顧客からの電話に対応した場合は、1回気がそれた集中力を取り戻すまでに15分もかかってしまうことが分かりました。
②長時間労働で脳の働きが下がる
ある研究では、男女7,500人にアンケートを行い、いつもどれぐらい忙しくしているかを調べたうえで、認知テストの結果と比べました。その結果わかったのは、次のような事実です。
- 週の労働時間が30時間を超えたところから、認知機能にマイナスの影響が出始める。
- 週の労働時間が60時間より多いと、普段はまったく働いていない人と同じぐらい認知機能が下がる。
私たちの頭は、仕事をすればするほどうまく働かなくなっていきます。研究チームの推定では、女性は週22~27時間の労働がベストで、男性は週25~30時間の労働がベストだそうです。
また、働きすぎの悪影響は高齢者ほど大きくなり、特に40代を過ぎるとダメージが増えていきます。 いまの日本において、正社員で「週30時間以下」の基準をクリアできている人は少ないでしょうが、とにかく働くほど脳の機能が下がってしまう事実だけは覚えておいてください。
③働きすぎで体調が悪くなる
過労死といった言葉もあるように、働きすぎが体に悪いイメージは誰にでもあるでしょう。事実、沢山の調査で「忙しくしている人ほど病気にかかりやすく寿命が短い」との結果が出ています。
たとえば、イギリスのロンドン大学が行った研究を見てみましょう。これは、ヨーロッパから約60万人のデータを集め、8年半に渡って「忙しい人はどこまで病気にかかりやすいのか?」について調べた大規模な研究です。 その結果は衝撃的なものでした。
- 週の労働時間が41~48時間だと脳卒中のリスクが10%高くなる。
- 週の労働時間が55時間を超えると脳卒中リスクが33%高まり、心筋梗塞リスクが13%高くなる。
「忙しさ」がここまで体に悪いのは、仕事のストレスが大きいのに加えて、睡眠や運動の時間が少なくなるからだと考えられます。 今の厚労省の基準では、月80時間を超える残業を過労死に認定していますが、実際はこのラインよりも手前の段階から、体は少しずつ壊れていくようです。
どんなに働いても、体調を崩してしまえば生産性が上がるはずはありません。これが、忙しい人ほど仕事ができない3つ目の原因です。
2.時間感覚のゆがみをもたらす時間汚染
1.マルチタスクが時間汚染を生む
2.時間汚染を防ぐ具体的なテクニック
- 前もって決めた間隔で、定期的に2つの作業を切り替える (例:ひとつの作業を10分やったら2つ目の作業に移る)
- 自分の意志で自由に2つの作業を切り替えられる
3.まとめ
- 「物理的な時間がない」「やるべきことが多すぎる」「忙しい人は仕事ができる」というのは思い込み
- マルチタスクは集中力低下の原因となり、常に時間に追われている感覚を生み出す
- タスクシフトで脳のパニックを防ぎ、時間感覚を正す
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