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毎日「忙しい」「時間がない」と言っていませんか。いつも時間ギリギリで行動し、焦りが生まれてミスを連発し、仕事が長引きプライベートの時間もなくなってしまうということに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。時間を効率的に活用するノウハウについては、皆様も本を読まれたことも多いと思います。今回は、時間を効率的に使うためのノウハウの提供ではなく、あなたの時間が足りなくなる本質的な理由について理解することを目的とします。さあ、その問いについて読み進めていきましょう。

目次

1.時間にまつわる3つの思い込み

「オレって、やらなきゃいけないことが沢山あって、いつもバタバタしているよな。」「デキル人に仕事が集中しちゃうから、オレっていつも忙しいんだよな」という言葉を耳にしたり、感じたりしませんか?「本当に仕事が多くて時間がない」「自分は時間管理が下手だから時間がない」というのは、実は、思い込みだそうです!科学的に正しい原因と方法論を理解して時間を使いこなせる人になりましょう。
(参考図書:「週40時間の自由をつくる超時間術」メンタリストDaiGo著)

1.物理的な時間がない

「時間がないというのは思い込み」
時間について一番ありがちなのが、「私は物理的に時間がない」という思い込みです。そのせいで「いつも時間が足りない」「本当にやりたいことをやれない」などと感じてしまい、心に余裕が持てないという人は多いのではないでしょうか。では実際には、どうなのでしょうか。結論を言うと、統計的なデータを見ると、皆様は十分な時間を持っています。
例えば、OECDが発表した「労働時間の推移」に関するデータを見ると、1970年代の日本人は、平均で年に2200時間ほど働いていました。ところが、2016年時点ではこの数字が1713時間まで下がり、アメリカ(1783時間)やロシア(1974時間)、ギリシャ(2035時間)などの労働時間よりも少なくなっています。労働時間が減少している原因としては、法律の改正や働き方の変化などいろいろな要素が考えられます。未だに月100時間以上の残業が常態化している会社もありますが、社会全体でみれば、世間的に言われるほど目立って現代人の時間がなくなったわけではなさそうです。

それでは、仕事の時間が減った分だけ、現代人は余った時間を楽しんでいるのでしょうか。総務省が出した「社会生活基本調査」によれば、1976年の頃は週当たり104~111時間の余暇を持っていましたが、2006年には約105時間まで低下しており、今もジリジリと減り続けています。

「日本と同様の現象を持つアメリカ」
この現象は、日本だけでなくアメリカでも似たような現象が起きています。著名な社会学者であるジョン・ロビンソン博士は、「アメリカ人はどのように時間を使っているのか」について、数十年に渡り記録し続けた結果、興味深い傾向を発見しました。今のアメリカ人の多くは、自分のことを「忙しすぎて時間がない」と考えているのに実際に働いている時間は想像よりも少なかったのです。
具体的には、多くのアメリカ人は「自分は週に60~64時間は働いているはずだ」と答えたのに対し、実際に計測すると、平均44.2時間でした。個人の感覚と、実際の労働時間に、約20時間もの誤差がありました。

博士の分析によれば、「自分は他人よりも働いている」と答えた人ほど、さらに誤差が大きくなる傾向があったそうです。これはアメリカのデータですが、ロビンソン博士は他の国でも同じような調査を行った結果、このように述べています。「アメリカだけではなく、世界中の人が実際に仕事に使っている時間の合計は、過去40年間でまったく増えていないどころか少なくなっている。これは行動記録を使った研究で明らかになった事実だ。しかし、「あなたたちは、実は毎週30~40時間の自由な時間を余らせているんですよ」と言っても、決して信じてくれないだろう」、現代人の時間不足はあくまでも思い込みであるという主張です。

「思い込みを改める第一歩」
言われてみると「時間がない」と思っていたはずなのに、緊急で入ってきた用事は何故かこなせてしまったという経験は誰にでもありませんか?まずは「自分は思ったよりも忙しくない」という事実を認めるべきです。

このような人間の性質を利用した時間術のテクニックとしては、「細かい締め切りを設定する」というものがあります。「この作業は15分でやる」「3時までに企画書を書く」などのように、あらかじめ小さなブロックで時間を区切っていく手法です。こうすると私たちの中には焦りが生まれ、一時的に高い成果を上げられます。締め切りによって架空の緊急事態を作り出したおかげで、本当は余った時間を有効に使うことができたわけです。

2.やるべきことが多すぎる

「やるべきことが多いと思っていれば安心する」
時間にまつわる2つ目の勘違いは、「やるべきことが多すぎる」というものです。プレゼン用の資料作成、上司との面談、メールの返信、頼まれた風呂掃除・・・。ToDoリストにずらっと並んだタスクを見て、「やるべきことが多すぎて何もやる気が起きない」といった気分になるのは、よくある話です。しかし、これも大きな勘違いです。現代人の大半は、本当はやりたいことをやれるだけの時間を持っています。そもそも、現代人が昔よりも自由な時間を余らせているのは、先に伝えたとおりです。沢山の人が「やるべきことが多すぎる」と感じている理由は簡単です。「やることが多い」と思った方が手軽に安心感を得られるからです。一つの例としては、ハーバードビジネススクールが、あるコールセンターの研修生を2つのグループに分けて実験を行っています。

・グループ1:時間いっぱい沢山の研修を受ける。
・グループ2:途中まで研修を受けたら、最後の15分は頭の中で研修を振り返る。

その後で参加者に感想を尋ねたところ、おもしろい違いが現れました。研修のすぐ後には、時間ギリギリまで作業をしたグループの方が「モチベーションが高まった」「仕事が進みそう」などと答える割合が多かったのに、1カ月後に再び調査したところ、実際の仕事の効率は、「15分の振り返り」をしたグループの方が約23%も良かったのです。

「人間は退屈を嫌う」
もともと人間は、「退屈」を死ぬほど嫌う生き物です。
アメリカで行われたある実験では、何もない部屋に入れられた被験者に15分だけただ座っているように指示を出しました。すると、ほとんどの被験者は少しの退屈にすら耐え切れなくなり、研修者が用意した電気ショックマシンを使って、自らの体に電流を流し始めたそうです。このように、私たちは「やるべきこと」があればあるほど退屈をまぎらわすことができ、大きな安心感を抱きます。つまり、「やるべきことが多すぎる」という問題は、実はあなた自身が招いた災害かもしれないのです。

「やるべきことが多いと生産性が下がる」
どんな人でも作業量が多いと生産性が下がることが分かっています。
たとえば、科学者を対象にした研究では、労働量と生産性の関係性を調べたところ、次のような事実が分かりました。

・週25時間分の作業をこなす人は、週5時間分の作業をこなす人の生産性とほぼ変わらない
・週35時間分の作業をこなす人は、週20時間分の作業をこなす人の生産性の半分しかない

どれだけ作業をこなしても生産性は上がらず、ある一定量を越えると、逆に成果が下がってしまいます。この傾向は、世界的な統計調査でハッキリしています。OECD加盟国を比べたデータによれば、2015年の時点で一人当たりの労働時間や作業量がもっとも少ないのはドイツでした。具体的には、1年の労働時間は合計で130時間しかなく、この数字は日本の約8割ほどです。ところが、生産性の高さでくらべると、両国の立場は一気に入れ替わります。なんと一人当たりの労働生産性で見た場合は、ドイツのほうが日本より50%優秀なのです。

「やるべきことが多すぎる」というのは正しい選択ができていない証拠です。何か大きな成果を出すためには、目的に向かって行動を絞り込む必要があります。「やるべきことが多い=生産性が低い」という事実は、心理学の世界では1950年代からハッキリとしていた事実ですが、なぜか日本の企業はいまだに改善せず、作業量を減らして成果をあげるのではなく、「もっと残業して成果をあげろ」などと従業員にプレッシャーをかける会社も珍しくないです。皆様には正しい選択を実施し、大きな成果を出せるようになって欲しいです。

3.忙しい人は仕事ができる

3つ目の勘違いは、「忙しい人は仕事ができる」です。確かに忙しそうな人ほど、沢山の仕事をこなしている印象はあります。実際多くの企業でも、いつも社内中を忙しそうに走り回っている人ほど、能力が高く評価される傾向があるようです。しかし、かつてピーター・ドラッガーが「いかなる成果もあげられない人の方がよく働いている」と言ったように、忙しさと有能さは比例しません。実は労働時間の多い人ほど生産性が低いのは、先ほどもご説明したとおりです。
忙しい人ほど仕事ができないのには、3つの理由があります。

①細かい作業が多くて集中力が続かない
②長時間労働で脳の働きが下がる
③働きすぎで体調が悪くなる

①細かい作業が多くて集中力が続かない
忙しい人ほど1日に様々な作業を詰め込んでしまう問題です。取引先とのトラブルを処理し、上司や部下と打合せをし、何度も会議に参加し、お客さんへの対応まで実施する・・・。はたから見るととても働き者に見えますが、こういった仕事の仕方が、作業の効率を大きく下げます。1日にジャンルが違う作業をいくつも行うとそれぞれのタスクを達成する確率は25%も下がったそうです。また、マイクロソフトが行った調査でも、ひとつの作業を行うあいだに同僚と会話したり、顧客からの電話に対応した場合は、1回気がそれた集中力を取り戻すまでに15分もかかってしまうことが分かりました。

②長時間労働で脳の働きが下がる
ある研究では、男女7,500人にアンケートを行い、いつもどれぐらい忙しくしているかを調べたうえで、認知テストの結果と比べました。その結果わかったのは、次のような事実です。

・週の労働時間が30時間を超えたところから、認知機能にマイナスの影響が出始める。
・週の労働時間が60時間より多いと、普段はまったく働いていない人と同じぐらい認知機能が下がる。

私たちの頭は、仕事をすればするほどうまく働かなくなっていきます。研究チームの推定では、女性は週22~27時間の労働がベストで、男性は週25~30時間の労働がベストだそうです。また、働きすぎの悪影響は高齢者ほど大きくなり、特に40代を過ぎるとダメージが増えていきます。いまの日本において、正社員で「週30時間以下」の基準をクリアできている人は少ないでしょうが、とにかく働くほど脳の機能が下がってしまう事実だけは覚えておいてください。

③働きすぎで体調が悪くなる
過労死といった言葉もあるように、働きすぎが体に悪いイメージは誰にでもあるでしょう。事実、沢山の調査で「忙しくしている人ほど病気にかかりやすく寿命が短い」との結果が出ています。たとえば、イギリスのロンドン大学が行った研究を見てみましょう。これは、ヨーロッパから約60万人のデータを集め、8年半に渡って「忙しい人はどこまで病気にかかりやすいのか?」について調べた大規模な研究です。その結果は衝撃的なものでした。

・週の労働時間が41~48時間だと脳卒中のリスクが10%高くなる。
・週の労働時間が55時間を超えると脳卒中リスクが33%高まり、心筋梗塞リスクが13%高くなる。

「忙しさ」がここまで体に悪いのは、仕事のストレスが大きいのに加えて、睡眠や運動の時間が少なくなるからだと考えられます。今の厚労省の基準では、月80時間を超える残業を過労死に認定していますが、実際はこのラインよりも手前の段階から、体は少しずつ壊れていくようです。どんなに働いても、体調を崩してしまえば生産性が上がるはずはありません。これが、忙しい人ほど仕事ができない3つ目の原因です。

2.時間感覚のゆがみをもたらす時間汚染

忙しい人ほど有能なのはウソで、やることが多い人ほど生産性が低く、そして何よりも、実はみんな自分が思うよりも自由な時間を持っています。それが真実なのです。それにも関わらず、あなたが「忙しい」「時間がない」と感じてしまう理由はどこにあるのでしょうか。本当はもっと自由な時間があるはずなのに、なぜ、みんなそこまで余裕がないのでしょうか。

結論から言えば、あなたの時間不足は「錯覚」です。
本当はやりたいことをやるだけの時間があるし、実際には毎日の作業をこなすだけの能力を持っているのに、あたかも物理的な時間が足りていないかのように思い込んでいるだけなのです。時間の感覚が狂っていると言ってもよいでしょう。

いきなり「あなたの時間不足はニセモノだ」と言われて、すぐには納得できる人は少ないはずですが、私たちの時間の感覚はいとも簡単に狂ってしまうものです。慣れない仕事に取り組んでみたら時計の針が進まない・・・。楽しいことは早く時間が過ぎ、嫌なことは時間が遅くなる。こういった感覚の変化は、誰もが日常的に味わっていると思います。「時間不足」の錯覚をもたらす真の原因を見極め、本当の自由な時間を取り戻すためのトレーニングを積めばよいのです。次の章では、あなたの時間感覚を正すためのコツを1つご紹介致します。

1.マルチタスクが時間汚染を生む

あなたは、普段こんなことをしていないでしょうか。SNSを見ながら勉強する、音楽を聴きながら仕事をする、スマホを見ながら食事をする・・・。心当たりがあるなら、今日から全て止めてください。複数の作業を同時に行う「マルチタスク」はあなたの時間感覚をゆがめてしまう大きな原因だからです。

心理学の世界では、昔からマルチタスクの悪影響がよく言われてきました。ある研究によれば、現代人がひとつの作業に集中して取り掛かれる時間はたったの15分だそうです。一旦、作業が中断すると、再びもとの作業に取り掛かるまで25分もかかってしまいます。さらに、他のことをしながら作業をした場合、脳の回転や集中力など、全ての面で生産性は40%下がり、ひとつの作業を終えるのにかかる時間と作業ミスが起きる確率が50%増えてしまいます。「ながら作業」は効率アップの大敵なのです。
しかし、マルチタスクのデメリットは、それだけではありません。ここ数年の社会心理学の研究により、時間の感覚までおかしくなることがわかってきました。社会学者のジョン・ロビンソン博士は、「ある作業から別の作業へ何度も注意を切り替えると、その度に時間に対するプレッシャーは増える」と言っています。少し専門的にいうと、マルチタスクをすると、あなたの脳にストレスがかかり、脳の偏桃体という感情をコントロールするエリアが活性化します。その結果、あなたの脳はまるで時間が細切れになったかのように思い込み、常に時間に追われているように感じてしまうわけです。多くの研究者は、この状態を「時間汚染」と呼んでいます。
細切れに作業をするせいで大きな時間の流れがバラバラに断ち切られ、結果として感覚がおかしくなってしまう現象を指した言葉です。つまり、「時間汚染」を解決するには、小手先の時間管理テクニックを使うのは無意味です。徹底的に脳のパニックを抑えていくしかありません。

2.時間汚染を防ぐ具体的なテクニック

時間汚染を防ぐための具体的なテクニックをご紹介致します。
まず脳のパニックを抑えるのに効果的なのが「タスクシフト」です。あらかじめ複数のタスクを切り替えるタイミングを決めておくテクニックです。これはコロンビア大学が考案した手法で、実験でも効果が確認されています。具体的には、被験者に2つのパターンで複数の作業に取り組んでもらいました。

1.前もって決めた間隔で、定期的に2つの作業を切り替える
(例:ひとつの作業を10分やったら2つ目の作業に移る)
2.自分の意志で自由に2つの作業を切り替えられる

その結果は、1番目のグループの勝利でした。あらかじめ作業を切り替える間隔を決めておいた方が仕事のパフォーマンスが上がり、はるかに良いアイデアを生み出すことができたのです。この現象は、気まぐれに作業を切り替えるよりも、「次の時間が決まっている」おかげで脳が安心するせいで起きます。その結果、作業を切り替えても時間が細切れになった感覚が起きず、安心して作業に打ち込めるのです。
この実験を活かすには、タイマーを使うといいでしょう。前もって「30分だけ企画書を書いたら、次は精算書を作る」と決めておき、タイマーが鳴ったら、すぐに予定どおりの作業に切り替えるのです。タイマーの設定時間は自分の好みで構いませんが、約2万人の学生を対象にした実験によれば、多くの被験者は、ひとつの作業を始めてから平均して30分過ぎたあたりから脳の働きが下がり出し、50分で完全にやる気がなくなってしまったそうです。
このデータからすれば、タイマーの間隔はひとつの作業につき30分がベストということです。長くても30分を超えないように設定しておきましょう。ここで大事なのは、どんなに調子がよいときでも、タイマーが鳴ったら必ず作業を切り替えるところです。もし、予定の時間になっても作業を止めないと、再び脳がパニックを起こす原因になります。いったん決めた間隔は必ず守るのがコツです。

3.まとめ

さて、いかがでしたでしょうか。 最後までご覧いただきありがとうございました。最後に、以下3点をまとめとして述べて、本記事をしめくくりたいと思います。

・「物理的な時間がない」「やるべきことが多すぎる」「忙しい人は仕事ができる」というのは思い込み
・マルチタスクは集中力低下の原因となり、常に時間に追われている感覚を生み出す
・タスクシフトで脳のパニックを防ぎ、時間感覚を正す

執筆者:田尻 拓朗