タスク管理が苦手なのはなぜ？傾向＆対策、管理ツールおすすめ8選を紹介

公開日 2018/08/10 更新日 2025/05/16

毎日「忙しい」「時間がない」と言っていませんか。いつも時間ギリギリで行動し、焦りが生まれてミスを連発し、仕事が長引きプライベートの時間もなくなってしまうということに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。時間を効率的に活用するノウハウについては、皆様も本を読まれたことも多いと思います。
今回は、時間を効率的に使うためのノウハウの提供ではなく、あなたの時間が足りなくなる本質的な理由について理解することを目的とします。
さあ、その問いについて読み進めていきましょう。

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TECH STOCK MAGAZINEサイト編集部

時間に関する３つの思い込み

「やらなきゃいけないことが沢山あって、いつもバタバタしてしまう。」「デキル人に仕事が集中しちゃうから、オレっていつも忙しいんだよな」という言葉を耳にしたり、感じたりしませんか？

「仕事が多くて時間がない」「時間管理が下手だから時間がない」というのは、実は、「思い込み」だそうです！
科学的に正しい原因と方法論を理解して時間を使いこなせる人になりましょう。
（参考図書：「週40時間の自由をつくる超時間術」メンタリストDaiGo著）

物理的な時間がない

時間について一番ありがちなのが、「私は物理的に時間がない」という思い込みです。そのせいで「いつも時間が足りない」「本当にやりたいことをやれない」などと感じてしまい、心に余裕が持てないという人は多いのではないでしょうか。では実際には、どうなのでしょうか。

時間がないというのは思い込み

結論から言えば、統計的なデータを見ると人は皆十分な時間を持っています。
例えば、OECDが発表した「労働時間の推移」に関するデータを見ると、1970年代の日本人は、平均で年に2200時間ほど働いていました。
ところが、2016年時点ではこの数字が1713時間まで下がり、アメリカ(1783時間)やロシア(1974時間)、ギリシャ(2035時間)などの労働時間よりも少なくなっています。

では、仕事の時間が減った分だけ、現代人は余った時間を楽しんでいるのでしょうか。
総務省が出した「社会生活基本調査」によれば、1976年の頃は週当たり104～111時間の余暇を持っていましたが、2006年には約105時間まで低下しており、今もジリジリと減り続けています。

日本と同様の現象を持つアメリカ

日本だけでなくアメリカでも同様の現象が起きています。著名な社会学者であるジョン・ロビンソン博士は、「アメリカ人はどのように時間を使っているのか」について、数十年に渡り記録し続けた結果、興味深い傾向を発見しました。

アメリカ人の多くは自分のことを「忙しすぎて時間がない」と考えているのに実際に働いている時間は想像よりも少なかったのです。
具体的には、多くのアメリカ人は「自分は週に60～64時間は働いているはずだ」と答えたのに対し、実際に計測すると、平均44.2時間でした。個人の感覚と、実際の労働時間に、約20時間もの誤差がありました。

ロビンソン博士の分析によれば、「自分は他人よりも働いている」と答えた人ほど、さらに誤差が大きくなる傾向があったそうです。
これはアメリカのデータですが、ロビンソン博士は他の国でも同じような調査を行った結果、このように述べています。

「アメリカだけではなく、世界中の人が実際に仕事に使っている時間の合計は、過去40年間でまったく増えていないどころか少なくなっている。これは行動記録を使った研究で明らかになった事実だ。

しかし、「あなたたちは、実は毎週30～40時間の自由な時間を余らせているんですよ」と言っても、決して信じてくれないだろう」、現代人の時間不足はあくまでも思い込みであるという主張です。

思い込みを改める第一歩

言われてみると「時間がない」と思っていたはずなのに、緊急で入ってきた用事は何故かこなせてしまったという経験は誰にでもありませんか？まずは「自分は思ったよりも忙しくない」という事実を認めるべきです。

このような人間の性質を利用した時間術のテクニックとしては、「細かい締め切りを設定する」というものがあります。「この作業は15分でやる」「３時までに企画書を書く」などのように、あらかじめ小さなブロックで時間を区切っていく手法です。

こうすると私たちの中には焦りが生まれ、一時的に高い成果を上げられます。締め切りによって架空の緊急事態を作り出したおかげで、本当は余った時間を有効に使うことができたわけです。

やるべきことが多すぎる

時間にまつわる２つ目の勘違いは、「やるべきことが多すぎる」というものです。プレゼン用の資料作成、上司との面談、メールの返信、頼まれた風呂掃除・・・。ToDoリストにずらっと並んだタスクを見て、「やるべきことが多すぎて何もやる気が起きない」といった気分になるのは、よくある話です。

やるべきことが多いと思っていれば安心する

しかし、これも大きな勘違いです。現代人の大半は、本当はやりたいことをやれるだけの時間を持っています。そもそも、現代人が昔よりも自由な時間を余らせているのは、先に伝えたとおりです。
沢山の人が「やるべきことが多すぎる」と感じている理由は簡単です。

「やることが多い」と思った方が手軽に安心感を得られるからです。
一つの例としては、ハーバードビジネススクールが、あるコールセンターの研修生を２つのグループに分けて実験を行っています。

グループ１：時間いっぱい沢山の研修を受ける。
グループ２：途中まで研修を受けたら、最後の15分は頭の中で研修を振り返る。

その後で参加者に感想を尋ねたところ、おもしろい違いが現れました。

研修のすぐ後には、時間ギリギリまで作業をしたグループの方が「モチベーションが高まった」「仕事が進みそう」などと答える割合が多かったのに、１カ月後に再び調査したところ、実際の仕事の効率は、「15分の振り返り」をしたグループの方が約23％も良かったのです。

人間は退屈を嫌う

もともと人間は、「退屈」を非常に嫌う生き物です。アメリカで行われたある実験では、何もない部屋に入れられた被験者に15分だけただ座っているように指示を出しました。

すると、ほとんどの被験者は少しの退屈にすら耐え切れなくなり、研修者が用意した電気ショックマシンを使って、自らの体に電流を流し始めたそうです。
このように、私たちは「やるべきこと」があればあるほど退屈をまぎらわすことができ、大きな安心感を抱きます。

つまり、「やるべきことが多すぎる」という問題は、実はあなた自身が招いた災害かもしれないのです。

やるべきことが多いと生産性が下がる

どんな人でも作業量が多いと生産性が下がることが分かっています。
たとえば、科学者を対象にした研究では、労働量と生産性の関係性を調べたところ、次のような事実が分かりました。

週25時間分の作業をこなす人は、週５時間分の作業をこなす人の生産性とほぼ変わらない
週35時間分の作業をこなす人は、週20時間分の作業をこなす人の生産性の半分しかない

どれだけ作業をこなしても生産性は上がらず、ある一定量を越えると、逆に成果が下がってしまいます。この傾向は、世界的な統計調査でハッキリしています。OECD加盟国を比べたデータによれば、2015年の時点で一人当たりの労働時間や作業量がもっとも少ないのはドイツでした。

具体的には、１年の労働時間は合計で130時間しかなく、この数字は日本の約８割ほどです。
ところが、生産性の高さでくらべると、両国の立場は一気に入れ替わります。なんと一人当たりの労働生産性で見た場合は、ドイツのほうが日本より50％優秀なのです。

「やるべきことが多すぎる」というのは正しい選択ができていない証拠です。何か大きな成果を出すためには、目的に向かって行動を絞り込む必要があります。

「やるべきことが多い＝生産性が低い」という事実は、心理学の世界では1950年代からハッキリとしていた事実ですが、なぜか日本の企業はいまだに改善せず、作業量を減らして成果をあげるのではなく、「もっと残業して成果をあげろ」などと従業員にプレッシャーをかける会社も珍しくないです。

皆様には正しい選択を実施し、大きな成果を出せるようになって欲しいです。

忙しい人は仕事ができる

３つ目の勘違いは、「忙しい人は仕事ができる」です。忙しそうにしている人ほど、高く評価される企業は数多くあります。

しかし、かつてピーター・ドラッガーが「いかなる成果もあげられない人の方がよく働いている」と言ったように、忙しさと有能さは比例しません。実は労働時間の多い人ほど生産性が低いのは、先ほどもご説明したとおりです。
忙しい人ほど仕事ができないのには、３つの理由があります。

細かい作業が多くて集中力が続かない
長時間労働で脳の働きが下がる
働きすぎで体調が悪くなる

①細かい作業が多くて集中力が続かない
忙しい人ほど１日に様々な作業を詰め込んでしまう問題です。取引先とのトラブルを処理し、上司や部下と打合せをし、何度も会議に参加し、お客さんへの対応まで実施する・・・。

はたから見るととても働き者に見えますが、こういった仕事の仕方が、作業の効率を大きく下げます。
１日にジャンルが違う複数の作業を並行して行うとそれぞれのタスクを達成する確率は25％も下がったそうです。

また、マイクロソフトが行った調査でも、ひとつの作業を行うあいだに同僚と会話したり、顧客からの電話に対応した場合は、１回気がそれた集中力を取り戻すまでに15分もかかってしまうことが分かりました。

②長時間労働で脳の働きが下がる
ある研究では、男女7,500人にアンケートを行い、いつもどれぐらい忙しくしているかを調べたうえで、認知テストの結果と比べました。その結果わかったのは、次のような事実です。

週の労働時間が30時間を超えたところから、認知機能にマイナスの影響が出始める。
週の労働時間が60時間より多いと、普段はまったく働いていない人と同じぐらい認知機能が下がる。

私たちの頭は、仕事をすればするほどうまく働かなくなっていきます。研究チームの推定では、女性は週22~27時間の労働がベストで、男性は週25~30時間の労働がベストだそうです。

また、働きすぎの悪影響は高齢者ほど大きくなり、特に40代を過ぎるとダメージが増えていきます。
いまの日本において、正社員で「週30時間以下」の基準をクリアできている人は少ないでしょうが、とにかく働くほど脳の機能が下がってしまう事実だけは覚えておいてください。

③働きすぎで体調が悪くなる
過労死といった言葉もあるように、働きすぎが体に悪いイメージは誰にでもあるでしょう。事実、沢山の調査で「忙しくしている人ほど病気にかかりやすく寿命が短い」との結果が出ています。

たとえば、イギリスのロンドン大学が行った研究を見てみましょう。これは、ヨーロッパから約60万人のデータを集め、８年半に渡って「忙しい人はどこまで病気にかかりやすいのか？」について調べた大規模な研究です。
その結果は衝撃的なものでした。

週の労働時間が41~48時間だと脳卒中のリスクが10％高くなる。
週の労働時間が55時間を超えると脳卒中リスクが33％高まり、心筋梗塞リスクが13％高くなる。

「忙しさ」がここまで体に悪いのは、仕事のストレスが大きいのに加えて、睡眠や運動の時間が少なくなるからだと考えられます。
今の厚労省の基準では、月80時間を超える残業を過労死に認定していますが、実際はこのラインよりも手前の段階から、体は少しずつ壊れていくようです。

どんなに働いても、体調を崩してしまえば生産性が上がるはずはありません。これが、忙しい人ほど仕事ができない３つ目の原因です。

タスク管理が得意になる？4つの処方箋

タスク管理が苦手で時間不足に陥ってしまう──そんな方に有効な4つの解決策をお伝えします。自らの時間を奪う習慣をやめて、自由な時間を取り戻していきましょう。

マルチタスクをやめる

あなたは、普段こんなことをしていないでしょうか。

SNSを見ながら勉強する
音楽を聴きながら仕事をする
スマホを見ながら食事をする

心当たりがあるなら、今日から全て止めましょう。複数の作業を同時に行う「マルチタスク」は時間感覚をゆがめてしまう大きな原因だからです。
心理学の世界では、昔からマルチタスクの悪影響が叫ばれてきました。

ある研究によれば、現代人がひとつの作業に集中して取り掛かれる時間はたったの15分だそうです。一旦、作業が中断すると、再びもとの作業に取り掛かるまで25分もかかってしまいます。

さらに、他のことをしながら作業をした場合、脳の回転や集中力など、全ての面で生産性は40％下がり、ひとつの作業を終えるのにかかる時間と作業ミスが起きる確率が50％増えてしまいます。

さらに社会学者のジョン・ロビンソン博士は、「ある作業から別の作業へ何度も注意を切り替えると、その度に時間に対するプレッシャーは増える」との説を発表しています。

マルチタスクをすると脳にストレスがかかり、偏桃体という感情をコントロールするエリアが活性化します。その結果、脳はまるで時間が細切れになったかのように思い込み、常に時間に追われているように感じてしまうのです。

多くの研究者は、この状態を「時間汚染」と呼んでいます。

細切れに作業をするせいで大きな時間の流れがバラバラに断ち切られ、結果として感覚がおかしくなってしまう現象を指す用語です。「時間汚染」を解決するには、小手先の時間管理テクニックを使うのではなく、徹底的に脳のパニックを抑えていくことが必要です。

「タスクシフト」で脳のパニックを防ぐ

時間汚染を防ぐための具体的なテクニックをご紹介致します。
まず脳のパニックを抑えるのに効果的なのが「タスクシフト」です。あらかじめ複数のタスクを切り替えるタイミングを決めておくテクニックです。
これはコロンビア大学が考案した手法で、実験でも有効な効果が確認されています。

あらかじめ作業を切り替える間隔を決めておいた方が仕事のパフォーマンスが上がり、はるかに良いアイデアを生み出すことができます。この現象は、気まぐれに作業を切り替えるよりも、「次の時間が決まっている」おかげで脳が安心するせいで起きるのです。

実際の業務でタスクシフト効果を得るにはタイマーを使うと良いでしょう。
例えば、あらかじめ「30分だけ企画書を書いたら、次は精算書を作る」と決めておき、タイマーが鳴ったら、すぐに予定どおりの作業に切り替えるのです。
タイマーの設定時間は好みで構いませんが、約２万人の学生を対象にした実験によると、多くの被験者は、ひとつの作業を始めてから平均して30分過ぎたあたりから脳の働きが下がり出し、50分で完全にやる気がなくなってしまったそうです。

このデータからすれば、タイマーの間隔はひとつの作業につき30分がベストということです。
長くても30分を超えないように設定しておきましょう。ここで覚えておきたいのは、どんなに調子がよいときでも、タイマーが鳴ったら必ず作業を切り替えるところです。
予定の時間になっても作業を止めないでいると、脳がパニックを起こす原因になります。いったん決めた時間は必ず守るのがコツです。

繰り返しタスクを分類・管理する

効率化のポイント

テンプレート化
- 繰り返しタスクの手順やフォーマットを標準化
- チェックリストを作成しミスを防止
自動化
- タスク管理ツールの繰り返し機能を活用
- リマインダーを自動設定

「テンプレート化」「自動化」「習慣化」に取り組む

タスク管理を効率的にするために覚えておきたい3つテクニック、それが以下の3つです。

テンプレート化
自動化
習慣化

以上の3要素は互いに補完し合い、タスク・業務管理をスムーズに進める助けになります。

テンプレート化

テンプレート化とは、繰り返しタスクや類似プロジェクトに対して、あらかじめ構造や手順を定型化しておく手法です。例えば、会議の準備においては、

議題の設定
資料作成
参加者への連絡
会場予約

上記のような一連の流れをチェックリスト化することで、毎回ゼロから考える必要がなくなるのでタスク管理が円滑になるでしょう。

自動化

タスク管理において自動化は欠かせません。リマインダー設定やデータ集計など、繰り返し行われる作業をシステムやツールに任せることで、タスク管理の煩わしさから解放されます。自動化ツールはシンプルなカレンダーツールから複雑なワークフロー自動化ツールまで数多くリリースされており、複数ツールの管理は意外と面倒です。

そこで、複数のアプリケーション間でデータを連携させるZapierやIFTTTなどを活用すれば、ツール管理が快適になります。

習慣化

日課として定着させ、意思決定の負担を減らす
トリガーとなる行動と紐づけて習慣化

タスク管理が苦手な方は、習慣化してしまうことで抜け漏れがなくなります。例えば、「業務開始したらまずメール確認をする」など、トリガーとなる行動と紐づけて習慣化するとよいでしょう。日常の習慣として定着すれば、意識せずに行動できるようになるのでおすすめです。

タスク管理に役立つ8つのツール

タスク管理に工数をなるべくかけたくない！そんな方には管理ツールの利用がおすすめです。厳選した8つの管理ツールをご紹介します。

バレットジャーナル・付箋

特徴・機能：
バレットジャーナルは、箇条書き形式で予定やタスク、メモなどを柔軟に整理できるアナログ手法です。自分に合った管理方法を自由に設計できるため、思考整理や目標管理にも適しています。また、付箋は視覚的なリマインダーとして、日々のタスクを直感的に把握するのに有効です。

活用場面：

アイデアの整理やタスクの可視化を行いたいとき
その日1日の行動を短時間で把握したいとき
デジタルツールをあまり使用したくないとき

料金：ノートや付箋の実費のみ

Microsoft To Do

特徴・機能：
Microsoft To Doは、Microsoftが提供するシンプルで操作しやすいタスク管理アプリです。優先順位や期限の設定、リマインダー、繰り返しタスクの登録が可能で、「My Day」機能により、その日に集中すべきタスクを明確にできます。Outlookとの連携もスムーズで、業務効率を高めるツールとしても有用です。

活用場面：

日々のタスク整理と効率的な進行管理をしたい場合
Microsoft 365と連携して業務を一元化したい場合
複数デバイスでシームレスに使用したい場合

料金：無料

Google Keep

特徴・機能：
Google Keepは、Googleが提供するメモとタスク管理を兼ね備えたシンプルなツールです。チェックリスト形式のメモ、画像や音声による記録にも対応しており、ラベルや色分けで整理しやすくなっています。Gmailとの連携も可能で、共有も簡単にできます。

活用場面：

短期的なタスクや買い物リストなどの管理
PC・スマートフォン間でのメモ同期
思いついた内容をすぐに記録したいとき

料金：
無料（Google アカウントをお持ちであれば使用可能）

Trello

特徴・機能：
Trelloは、カンバン方式による視覚的なタスク管理ツールです。カード単位でタスクを作成し、進捗に応じてステータスを移動させることで、プロジェクトの進行状況を直感的に把握できます。チェックリスト、期日設定、ファイル添付、チーム共有機能も充実しています。

活用場面：

プロジェクト単位でのタスク管理
チームでの役割分担と進捗の可視化
業務の進行状況を明確に把握したい場合

料金：

無料プランあり
有料プラン：月額 5ドル～（拡張機能や自動化機能を含む）

Asana

特徴・機能：
Asanaは、チームでのプロジェクト管理に特化したタスク管理ツールです。タスクの依存関係やタイムライン表示、進捗の可視化など、複雑なプロジェクトに対応できる機能が充実しています。部署間の連携や業務の割り振りにも強みがあります。

活用場面：

複数人による共同作業の管理
タスクの進捗を可視化しながらプロジェクトを推進したい場合
大規模または中長期的なプロジェクトの運営

料金：

無料プランあり（基本機能のみ）
有料プラン：月額 1200円～（タイムラインやレポート機能などを含む）

ClickUp

特徴・機能：
ClickUpは、タスク、ドキュメント、目標管理、チャット、タイムトラッキングなど、さまざまな機能を一つに集約したオールインワン型の業務支援ツールです。カスタマイズ性が高く、組織やプロジェクトの特性に合わせた柔軟な運用が可能です。

活用場面：

業務全体を一元管理したい場合
多機能なプロジェクト管理ツールを求めている方
進捗や成果を数値で可視化したい

料金：

無料プランあり（基本的なタスク管理機能）
有料プラン：月額 7ドル～（自動化、レポート、アクセス権限設定などを含む）

Notion

特徴・機能：
Notionは、メモ、データベース、タスク管理、Wiki機能を自由に組み合わせて使える柔軟なプラットフォームです。豊富なテンプレートが用意されており、個人のスケジュール管理からチームでの情報共有まで、幅広く対応可能です。

活用場面：

情報とタスクを一元管理したい方
業務内容に合わせて柔軟に管理ツールを構築したい場合
個人利用からチームでの運用まで幅広く対応したい場合

料金：

無料プランあり（個人利用向け）
有料プラン：月額 1650円～（チーム向け機能や高度なアクセス管理を含む）

Evernote

特徴・機能：
Evernoteは、テキスト、画像、PDF、Webページなど、あらゆる情報を保存・整理できるノートアプリです。検索機能が強力で、過去の資料やメモをすぐに見つけられます。タスク管理機能も備えており、ノートと連動して日常業務を効率化できます。

活用場面：

業務資料やアイデアの蓄積と整理
Webクリップや画像の収集・管理
情報の横断検索を活用した調査・分析

料金：

無料プランあり（同期端末数に制限）
有料プラン：月額 775円～（無制限同期、AI検索、オフラインアクセスなど）

まとめ

タスク管理は業務を円滑に進めるためにも、自らの自由な時間を確保するためにも非常に大切です。今回紹介した手法やおすすめツールを活用して、皆さんが快適なビジネスライフを送れるようになれば幸いです。

執筆者：田尻拓朗

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この記事のライター

TECH STOCK MAGAZINEサイト編集部

タスク管理が苦手なのはなぜ？傾向＆対策、管理ツールおすすめ8選を紹介

目次

時間に関する３つの思い込み

物理的な時間がない

時間がないというのは思い込み

日本と同様の現象を持つアメリカ

思い込みを改める第一歩

やるべきことが多すぎる

やるべきことが多いと思っていれば安心する

人間は退屈を嫌う

やるべきことが多いと生産性が下がる

忙しい人は仕事ができる

タスク管理が得意になる？4つの処方箋

マルチタスクをやめる

「タスクシフト」で脳のパニックを防ぐ

繰り返しタスクを分類・管理する

効率化のポイント

「テンプレート化」「自動化」「習慣化」に取り組む

テンプレート化

自動化

習慣化

タスク管理に役立つ8つのツール

バレットジャーナル・付箋

Microsoft To Do

Google Keep

Trello

Asana

ClickUp

Notion

Evernote

まとめ

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